E-ügyiratkezelés
AZ ÖNÖK HIVATALÁBAN HOGYAN TÁROLJÁK A DOKUMENTUMOKAT ÉS HOGYAN KEZDENEK HOZZÁ AZOK VISSZAKERESÉSÉHEZ?
Egy szervezet mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció és annak kezelése. Általában a régebbi dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő körülmények között, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.
A hagyományos iratkezelés problémái és nehézségei:
- Erőforrás pazarló és időt rabló,
- Nehezen kereshető az információ,
- Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat,
- Nehezen kezelhetők a határidős ügyiratok
- Manuálisan kell elkészíteni a statisztikákat
- Nincs elektronikus archiválás
Komoly problémaként okozhat, ha nincs logika a dokumentumtárolásban, ha nincs egységes rendszer. Ezt a helyzetet tovább komplikálja, ha keverednek a módszerek (Excel tábla, papír alapú iktatás, stb.), hiszen ezek mind-mind nehezítik, átláthatatlanná és időigényessé teszik egy korábbi irat visszakeresését a nagytömegű papírhalmazban. Ez nagymértékű emberi erőforrást igényel, ami időben és energiában is felesleges terhet jelent egy szervezetnek.
Idáig már számtalanszor bizonyított, iratkezelő rendszerünk segítségével ezek a problémák mind kiküszöbölhetők, hiszen a magas fokú átláthatóság, a könnyű visszakereshetőség következtében jelentős munkaidő takarítható meg, és a rendszer segítségével felgyorsuló folyamatok gyorsabb ügymenetet, hatékonyságnövekedést és növekvő ügyfél elégedettséget biztosítanak intézménye számára.
REDUKÁLJA AZ ADMINISZTRÁCIÓRA FORDÍTOTT IDŐT ÉS ENERGIÁT TÖREDÉKÉRE
Az ügyintézés folyamatossága még mindig az információra és a dokumentumokra épül, ugyanakkor a ügyfelek a növekedő adminisztrációs terhek ellenére is egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.
Tovább bonyolítja az ügymenetet az, ha ezeket különböző hordozókon tárolják és a mindennapi ügymenet során a dokumentumokból több példányt is kinyomtatnak, külön-külön mindenki számára, aki egy folyamatban dolgozik, és sokszor nem lehet tudni, melyik a legfrissebb példány, mert egyszerre párhuzamosan többen, több helyen is dolgozhatnak rajta.
Redukálja az adminisztrációra fordított időt és energiát töredékére!
Az ügyintézés folyamatossága még mindig az információra és a dokumentumokra épül, ugyanakkor a ügyfelek a növekedő adminisztrációs terhek ellenére is egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.
Tovább bonyolítja az ügymenetet az, ha ezeket különböző hordozókon tárolják és a mindennapi ügymenet során a dokumentumokból több példányt is kinyomtatnak, külön-külön mindenki számára, aki egy folyamatban dolgozik, és sokszor nem lehet tudni, melyik a legfrissebb példány, mert egyszerre párhuzamosan többen, több helyen is dolgozhatnak rajta.
MANAPSÁG A SIKERES MUNKÁHOZ SZÜKSÉGES INFORMÁCIÓ 70%-A ELEKTRONIKUS FORMÁBAN LÉTEZIK
Egységes dokumentumkezelő rendszer nélkül szinte lehetetlen – főleg a határidős feladatoknál – nyomon követni, hogy melyik folyamat éppen milyen stádiumban van, hol áll, ami főleg egymásra épülő munkafolyamatoknál jelenthet problémát.
Érkezzen az információ e-mailen, postán, internetről, vagy bármilyen egyéb úton, a DMSone rendszerei nem egyszerűen csak központilag archiválják, hanem analizálják is és továbbítják azt, akár előre beállított feltételek szerint automatikusan, akár a munkafolyamatoknak megfelelően manuálisan. A rendszer széleskörű rugalmasságot is biztosít az iratkezelés területén, segítségével mindig nyomon követhető az utolsó verzió története és állapota.
Egy fontos dokumentum, irat – amit védeni, titkosítani kell – véletlenül kitörölhető, illetéktelenek kezébe juthat, vagy elveszhet. Az is jelentős veszélyt jelenthet, ha csak egy személy (titkárnő, asszisztens) ismeri a dokumentumok tárolásának pontos struktúráját, mert nélküle a szükséges anyagok csak nagyon nehezen találhatók meg.
MEGOLDÁS: INDEXELÉS ÉS JOGOSULTSÁGKEZELÉS!
A DMSone iratkezelő rendszerei jogosultságalapú hozzáférést és tárolást biztosít minden dokumentumhoz, ami egyszerre láthatóvá teszi:
- az iratok közötti kapcsolatot
- a dokumentumok állapotát és helyét
- az iratok történetét
- a kollégák közötti elektronikus információk és dokumentumok átadást-átvételt
Az elkülönített jogosultsági szintek beiktatásával az egyes dokumentumokat csak az illetékes kollégák érhetik el, így elkerülhető, hogy a védett és bizalmas dokumentumok illetéktelenek kezébe kerüljenek.
